Veel mensen investeren voor een vergadering niet of te weinig tijd in het afstemmen van de procedure. Zij hebben de neiging om meteen in de inhoud te duiken. Doordat er geen afspraken worden gemaakt over de aanpak verlopen veel vergaderingen minder efficiënt. Dit roept veel ergernis en irritatie bij mensen op. “Moeten wij al wéér vergaderen? Het is zo’n tijdverspilling!”.
Discussie
Doordat er veel wordt gediscussieerd over de inhoud of zelfs over onderwerpen die niet op de agenda staan, lopen vergaderingen onnodig uit. Het is dan ook een lastige klus voor de voorzitter om tot een heldere besluitvorming te komen.
Heldere afspraken over de werkwijze kan voorkomen:
- gediscussieer over de wijze waarop een besluit wordt genomen;
- allerlei zaken die erbij worden gehaald en niets met het agendapunt te maken hebben;
- vertraging in de besluitvorming;
- het onnodig uitlopen van de vergadering.
Verantwoordelijkheid
De voorzitter heeft tijdens de vergadering zeker een belangrijke rol, maar hij is niet de enige die kan worden aangekeken als er niet voldoende efficiënt wordt vergaderd. Het is de verantwoordelijkheid van alle aanwezigen.
[...] Dit blogartikel was vermeld op Twitter door Cor Heek, 2 Type. 2 Type heeft gezegd: Laat de vergadering rustig verlopen #vergadering http://bit.ly/e4xdr9 [...]