In mijn vorige artikel over Slaat de vergadering ‘op hol’? heb ik beschreven dat een vergadering efficiënter kan verlopen als er van te voren afspraken worden gemaakt over de wijze van vergaderen. De deelnemers moeten met elkaar een vergaderprocedure afstemmen.
Ik geef in dit artikel een voorbeeld van een voorzitter die bij een agendapunt duidelijk het doel stelt, het tijdslimiet aangeeft, de besluitvormingswijze en de volgorde van sprekers. De voorzitter zorgt er ook voor dat het onderwerp is afgebakend. Er is geen ruimte voor andere gerelateerde knelpunten.
Voorbeeld van een procedureafspraak
Bij agendapunt 13 wil ik vandaag een duidelijk beeld proberen te krijgen van de omvang van het probleem. Ik stel voor dat wij onze eerste ideeën met elkaar bespreken. In de volgende vergadering zullen wij dan een besluit hierover nemen. Ik laat eerst ieder aan het woord om zijn beeld van de situatie te geven, wij gaan met de klok mee. Wij hebben 20 minuten voor dit agendapunt, laten wij ons dan ook strikt tot dit onderwerp beperken. Anita, ik begin bij jou.
Je kunt afspraken maken over:
- het doel;
- de beschikbare tijd voor de vergadering;
- de beschikbare tijd voor een bepaald discussiestuk;
- de wijze waarop een besluit wordt genomen;
Schoolmeester
Het is wel noodzakelijk dat de voorzitter de deelnemers aan de vergadering herinnert aan de gemaakte afspraken. Deelnemers hebben vaak de neiging om de grenzen op te zoeken, zeker als het onderwerp om een flinke discussie in zich heeft. Soms komt dit voor een voorzitter als schoolmeestergedrag over, maar het is wel noodzakelijk om de lijntjes strak te houden. Uiteraard kan de voorzitter dit met een kwinkslag doen, streng met een beetje humor.
In meer formele vergaderingen, zoals besturen of verenigingen, zijn de afspraken veelal vastgelegd in statuten, reglement van orde of huishoudelijk reglement.
Leuk en nuttig item Esther,
Ik heb veel vergader ervaring als voorzitter een van de afspraken was altijd dat als iemand tijdends de vergadering een belangrijk agendapunt in bracht dat niet op de agenda stond wel besproken werd maar het besluit bewust pas een volgende vergadering genomen werd waardoor er niet overhaast en onvoldoende voorbereid een besluit genomen weerd en de kwaliteit van het uiteindelijke besluit alleen maar beter werd.
Hallo Esther,
Goed om dit onder de aandacht te brengen. Als voorzitter van verschillende besturen is heb ik wel eens moeite de lijntjes strak te houden. Deze tips kan ik goed gebruiken.